Machine à affranchir

Informations, comparateur et devis location

machine à affranchir

La machine à affranchir offre le triple avantage de l’économie (jusqu'à -54% sur vos affranchissements), de la rapidité et de la simplicité d'utilisation. Elle vous permet également de personnaliser votre courrier professionnel.
En France, l'usage d'une machine à affranchir se pratique uniquement en location.

En remplissant le petit formulaire ci-dessous, vous recevrez sans engagement votre devis en direct de marques agréées par La Poste pour un modèle correspondant à votre volume d'envoi.


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Qu'est-ce qu'une machine à affranchir et comment fonctionne-t-elle?


Définition

Une machine à affranchir est un équipement de bureau qui permet d’affranchir automatiquement le courrier et les colis, sans timbre.

Un bac alimente en lettres la machine qui imprime sur l'enveloppe une marque postale au tarif convenu soit par programmation, soit après pesage. La marque peut contenir une flamme publicitaire avec votre logo et du texte.

Les machines à affranchir s'adressent aux entreprises, associations et collectivités (notamment les mairies qui génèrent un flux postal conséquent). Cette solution rapide et économique de traitement du courrier vous dispense des tâches fastidieuses liées à l'affranchissement.


Fonctionnement

Auparavant manuelle et mécanique, la machine à affranchir est désormais électronique et connectée à Internet. Elle a gagné en rapidité, en précision et en ergonomie grâce à un écran tactile. Cette interface rend possible la consultation de la consommation ou le choix des options, comptes et flammes publicitaires.

L’utilisation de cette timbreuse automatique est simple: pour l'usager, il suffit de sélectionner les options d'envoi (écopli, recommandé, Colissimo...), sans avoir à se préoccuper des tarifs de La Poste qui sont déjà mémorisés dans l'appareil. Celui-ci affranchit ensuite tous vos plis par empreinte, ou imprime cette marque sur des étiquettes autocollantes à apposer ensuite sur les colis.

Le dispositif est connecté au réseau informatique de La Poste, ce qui permet:

  • de s'enquérir des dépenses d'affranchissement réalisées par l'entreprise,
  • de lui envoyer une facture mensuelle détaillée de ses consommations,
  • de mettre à jour la tarification postale à chaque modification,
  • et à l'utilisateur, de consulter sa consommation journalière ou mensuelle en affranchissements.

Pour déterminer le type de matériel qui vous convient, le critère principal sera votre volume quotidien de plis.
Les débits des différentes machines vont de 25 à 160 affranchissements par minute.

Quels sont les avantages?


  • Le premier avantage de cet équipement de bureau est le gain de temps et donc de productivité pour les entreprises qui simplifient ainsi leur gestion du courrier. L’automatisation du processus vous évite la tâche chronophage consistant à affranchir un par un tous les courriers destinés à vos fournisseurs, clients ou à l'administration.

  • Vous réalisez des économies sur vos frais postaux (jusqu'à -54%): vous affranchissez au centime près et profitez du tarif postal entreprise, plus avantageux. Des remises sur volume sont également prévues pour des envois multiples. En outre, vous continuez à bénéficier de l'offre Ecopli alors que timbre gris n'est plus émis.

  • Le suivi des dépenses postales est réalisé par un système de télérelevé dont vous pouvez obtenir le détail quotidiennement. Vous maîtrisez ainsi votre budget en affinant votre comptabilité analytique. Une facture récapitulant la somme cumulée de vos consommations vous est envoyée à la fin du mois pour règlement.

  • La machine à affranchir est un moyen de présenter à vos clients une image plus professionnelle de votre organisation: en apposant vos coordonnées, un slogan et votre logo sur les enveloppes de vos correspondances, vous les transformez en supports de communication. Cette identité visuelle constitue le bloc publicitaire qui doit répondre à certains critères pour être autorisé.

  • Toutes les formes d'acheminement sont prises en charge, au niveau national et à l'international.

  • Pour un e-commerçant qui doit optimiser l’expédition de nombreuses ventes et suivre leur livraison, utiliser ce système facilite le processus: une étiquette autocollante affranchie en Colissimo suivi est générée après chaque pesage.

Une étude de satisfaction client réalisée par Quadient montre que 97,5 % de leurs clients sont satisfaits de leur technologie.

Comment bien choisir sa machine à affranchir?


Voici les questions à se poser pour choisir la machine à affranchir la plus adaptée à ses besoins (voir également les options):

  • Combien de courriers sont envoyés par jour?
  • En dessous de trois lettres quotidiennes, louer cet équipement n’est ni nécessaire ni rentable, sauf en cas de publipostages ponctuels et massifs de prospectus. Une fois évaluée la quantité moyenne envoyée quotidiennement, vous pouvez vous référer aux seuils de capacité.


  • Combien de comptes sont nécessaires?
  • Vous pouvez programmer plusieurs comptes utilisateurs sur la même machine. Cela permet de suivre la consommation des différents services de l'entreprise (service informatique, financier, DRH…) ou par personne. Une comptabilité analytique précise de vos dépenses peut ainsi être établie.


  • De combien d’empreintes publicitaires (ou flammes) ai-je besoin?
  • Il est possible de diversifier votre empreinte avec plusieurs marques et logos (jusqu'à 30). Un coût de 58 € par flamme supplémentaire sera alors facturé (redevance annuelle).


  • Quel est le coût de location?
  • Le coût varie de 20 à 240 euros par mois en fonction du modèle. Obtenez le prix correspondant aux critères sélectionnés.


  • La machine est-elle homologuée par La Poste ?
  • Votre affranchisseuse doit être autorisée par La Poste et conforme aux normes postales qui évoluent et rendent obsolètes certains modèles.
    La Poste les référence selon une appellation composée de deux caractères présente dans la marque d’affranchissement.
    Elle publie chaque année la liste des machines ayant obtenu un agrément. C’est pourquoi les contrats de location des concessionnaires prévoient le remplacement de la machine louée par un nouveau modèle agréé lorsqu'elle ne peut plus être utilisée selon les normes en vigueur.

    Voici les appellations des machines à affranchir autorisées en 2024 :

    AE AJ AN AS AT AX CC CP CA CT HJ HQ HU HV HZ MC MD MH ML MM MP MR MT SQ SU

Tableau comparatif des différents modèles


On catégorise les machines à affranchir en trois classes en fonction de leur capacité de traitement :

  • Pour les petits volumes (moins de 30 courriers par jour) on choisira la "très petite machine à affranchir" qui a donné la norme tpMAc (un kit d'auto-installation est fourni pour une mise en oeuvre très facile).
  • Pour les volumes moyens (de 30 à 200 / jour) : la "petite machine à affranchir" correspondant à la norme pMAc.
  • Pour les volumes hauts (plus de 200 / jour) et les colis: La "machine à affranchir intelligente" ou norme MAi.

Pour vous permettre de bien choisir votre affranchisseuse, nous avons regroupé les principales informations sur les références disponibles. La documentation en PDF à télécharger vous donnera une idée précise de la gamme et des caractéristiques techniques.

Voici le tableau comparatif des machines à affranchir autorisées avec leur appellation postale (ou "type postal" attribué aux modèles agréés):

Norme Fiche PDF Appellation postale Référence Vitesse Dimensions
Longueur Profondeur Hauteur
Pesée Nombre de comptes Nombre de tâches mémorisables Epaisseur max enveloppes Nombre de flammes pub
Marque : QUADIENT
tpMAc Quadient IS280 HV IS-280 1200 / h 316x225x194 3 kg 10 9 8mm 10
tpMAc / MAi Neopost IS 350 HJ HQ IS-350 2400 / h 360x380x260 3 kg 10 9 9mm 8 à 10
tpMAc Quadient IS420 HU IS-420 3900 / h 598x378x300 35 kg 100 9 12mm 9
pMAc Quadient IS440 HU IS-440 5700 / h 598x378x300 35 kg 100 9 12mm 9
pMAc Quadient IS 480 HU IS-480 9000 / h 1670x460x330 35 kg 300 9 16mm 9
MAi Quadient IS 6000 HZ IS-5000 13000 / h 30 kg 500 15 20mm 8
MAi Quadient IS 6000 HZ IS-6000 Expert 15500 / h 35 kg 500 15 20mm 8
MAi Quadient IS 6000 HZ IS-6000 Pro Mixte 15500 / h 35 kg 500 15 20mm 8
MAi Quadient IS 6000 TRI OCR HZ IS-6000 Tri OCR 8700 / h 2340x640x800 35 kg 500 15 20mm 15
Marque : DOC'UP
tpMAc Doc'up FP Mini FT FP Mini 1080 / h 300x183x194 2 kg 5 10 6mm 3
tpMAc Doc Up FP 30 easy FT FP 30 easy 1800 / h 705x290x380 3 kg 10 10 10mm 30
MAi Doc'up FP 45 FT FP 45 2100 / h 705x290x380 3 kg 20 10 10mm 30
MAi Doc'up FP 450 FR FP450-650-850 3000 / h 1200x290x380 5 kg 20 10 10mm 30
MAi Doc'up FP 450 FM FP 850DS 5100 / h 1670x290x380 7 kg 200 10 10mm 30
Marque : FRANCOTYP-POSTALIA
tpMAc Francotyp Postbase AX Postbase Mini 1080 / h 310x205x230 2kg 5 10 6mm 3
tpMAc AE Vision tpMAc 2100 / h 700x380x290 3kg 10 à 250 10 10mm 12
MAi AE Vision 350 2100 / h 700x380x290 3kg 10 à 250 20 10mm 12
MAi AE Vision 500 3000 / h 700x380x290 5 à 7kg 10 à 250 20 10mm 20
MAi AE Vision 550 3000 / h 1200x380x290 5 à 7kg 10 à 250 20 10mm 20
MAi AE Vision 700 4200 / h 700x380x290 5kg 10 à 250 20 10mm 30
MAi AE Vision 700 4200 / h 1200x380x290 5kg 10 à 250 20 10mm 30
MAi AE Vision 850 5100 / h 1200x380x290 7kg 10 à 250 20 10mm 30
MAi AE Vision Dynamique 5100 / h 1670x440x290 7kg 10 à 250 20 10mm 30
MAi PostBase One 9000 / h 2150x440x330 7kg 200 à 500 20 20mm 30
Marque : PITNEY BOWES
tpMAc Pitney Bowes DM55 MT DM55 1200 / h 351x264x231 2.5 kg 10 0 8mm 5
tpMAc Pitney Bowes DM220 CT DM220i 2700 / h 345x400x230 5 kg 100 0 9.5mm 10
MAi Pitney Bowes DM300C ML MM DM300c 3900 / h 345x400x215 5 kg 100 0 9.5mm 20
tpMAc Send pro C lite SendPro C Lite 3000 / h 419x384x292 7 kg 100 10 9.5mm 20
pMAc SendPro C 3900 / h 419x384x292 7 kg 500 10 9.5mm 20
MAi Pitney Bowes DM400c ML MM DM400c 5400 / h 840x500x315 5 kg 300 10 8mm 20
MAi Pitney Bowes DM475 ML MM DM475 7200 / h 1296x572x312 5 kg 300 10 9.5mm 20
MAi Pitney Bowes Connect 500w CP Connect+ 500 W 9600 / h 1651x635x610 35 kg 50 à 500 16mm
MAi Pitney Bowes Connect 1000 CP SendPro P1000 10800 / h 1257x635 35 kg 3000 16mm
MAi Pitney Bowes Connect 2000 CP SendPro P2000 10800 / h 1638x635 35 kg 3000 16mm
MAi Pitney Bowes Connect 3000 CP SendPro P3000 10800 / h 1867x648 35 kg 300 10 19mm 20
MAi MD DM 1000 15600 / h 1420x620x530 68 kg 300 10 19mm 20
MAi Pitney Bowes DM Infinity MP DM INFINIY 22200 / h 470x567x530 300 16mm 20

Précisions :
Les dimensions s'entendent avec le bac de réception et les chargeurs.
Les consommables sont à la charge de l'utilisateur.

Références retirées du marché.

Les références ci-dessous ne sont plus commercialisées:

Neopost Satas Doc'up - Frama Francotyp Postalia
IJ-25 OLS
IJ-40 EcoNeo
IJ-65 EcoNeo
IJ-80 OLS
IJ-90 OLS
IJ-110 Mixte OLS
EVO 350
EVO 420
EVO 440
EVO 480
JetPlus 300
Jetplus 400 et 600
Jetplus 900T
JetPlus 1100T
SZ1300T
SZ1500T
Ecomail
Ecomail up
Officemail
Powermail
Mailmax
Mailmax Comfort
Mailmax Speed
MyMail
PostBase Mini, 30, 45, 65, 85
PostBase Dynamique
Centormail

Les options et fonctionnalités


Pour vous y retrouver parmi les fonctionnalités en option ou en série, voici quelques explications et un glossaire.


Les systèmes de pesée.

La balance dynamique est un pèse-lettre automatique intégré ou relié à la machine. Ce système de pesée au passage (ou PAP) permet d’automatiser cette tâche sans intervention humaine. La PAP ralentit la cadence de traitement d’environ 30%.

La pesée différentielle procède par soustraction en déduisant la mesure pondérale de chaque courrier enlevé.

Une balance intégrée peut peser jusqu’à 30 kilos afin de traiter également les colis. Il est possible d'y ajouter un écran déporté en fonction de l’éloignement. On parle aussi de plate-forme ou de plateau de pesage quand la taille est suffisante pour recevoir des paquets volumineux.


Marquage et impression.

L’empreinte d’une machine à affranchir est constituée du bloc d’affranchissement et du bloc publicitaire, optionnel. Ce dernier est lui-même composé d’une flamme publicitaire (logo ou visuel) et d’un message texte personnalisé. Certains modèles proposent une dizaine de flammes mémorisables et autant de messages textes pré-enregistrables. Chaque opération de communication à destination de votre carnet d'adresses peut ainsi revêtir un design distinct.

Ces blocs publicitaires doivent au préalable être approuvés par la Poste (directement ou via le concessionnaire). En effet, leur contenu doit être neutre et répondre à des critères relatifs à la réglementation sur la publicité (pas de publicité mensongère ou choquante ni d’usurpation de marques ou d’identité…).


L'empreinte postale

empreinte postale

Contenu et dimensions de l'empreinte postale:

  • Zone publicitaire contenant le bloc personnalisable (flamme et slogan): longueur: 70mm Largeur: 24mm
  • Mention postale et code produit obligatoires: longueur: 24mm, largeur: 24mm
  • Date de dépôt et indication d'origine: longueur: 30mm, largeur: 24mm
  • Empreinte de l'estampille: longueur: 26mm, largeur: 24mm

Les marques d’affranchissement ainsi que les étiquettes sont soumises à des normes postales relatives à la couleur (noire ou bleue), la taille, le contraste et la lisibilité. Ces spécifications sont consignées dans ce document PDF: exigences sur les marques d’affranchissement.

Les collectionneurs de marques postales sont désignés sous le terme de marcophiles mais c'est la mécanotélie qui étudie les empreintes des "machines à timbrer".


Tarifs du bloc publicitaire

Le prix unitaire pour 2024 est de 58 € ht (plusieurs blocs pouvant être programmés). Pour les MAi de nouvelle génération, qui peuvent imprimer plusieurs couleurs, un prix forfaitaire de 169 € ht autorise le recours à un nombre illimité de blocs.


Demande d'autorisation et consignes relatives au bloc publicitaire

Ce document PDF détaille la démarche pour l'obtention de l'autorisation d'utilisation d'un bloc. Il précise également les règles concernant le visuel. Le délai d'obtention de l'autorisation varie de 2 jours pour les MAi nouvelle génération à 5 jours.


Gestion des comptes et des tâches.

Plusieurs comptes utilisateurs sont proposés afin de connaître et contrôler précisément la consommation de chaque service ou personne en termes d’affranchissement (comme pour une photocopieuse en partage). Les statistiques de vos dépenses et l’émission de rapports peuvent être générés. Ces comptes sont sécurisés et l’accès utilisateur se fait par un code.

Ces comptes utilisateurs ne doivent pas être confondus avec les tâches (ou travaux mémorisables). La configuration des tâches d’impressions est enregistrée et accessible avec une touche raccourci. La mémorisation du format des enveloppes est aussi programmable afin d'assurer un changement rapide.


Alimentation en courriers.

L’alimentation en enveloppes est réalisée en cascade ou via un alimenteur automatique. Plusieurs bacs d’alimentation peuvent être ajoutés dans le cas de mailings massifs. Installer un distributeur d’étiquettes sera utile pour l’affranchissement des colis qui se fait par adhésif plutôt que par impression. Le bac de réception reçoit les correspondances affranchies.


Mise à jour.

Les machines étant maintenant toutes connectées, le téléchargement automatique des tarifs postaux et la mise à jour du logiciel vous garantit une actualisation permanente.

Le téléchargement des mentions publicitaires est également possible pour avoir à disposition des flammes déjà validées.

Le caractère connecté des appareils offre la possibilité du diagnostic à distance. Le concessionnaire peut vous assister en visualisant de son côté les éventuels dysfonctionnements et vous apporter les solutions. Ceci peut éviter d’attendre une intervention car les problèmes rencontrés sont souvent mineurs et peuvent être résolus par l’utilisateur ainsi épaulé.

Le contrat de location et la facturation


Concrètement, une fois choisis la référence et le prestataire agréé, vous signez un contrat de location tripartite. Cette convention inclut:

  • La fourniture de la machine et son installation, ainsi qu’une formation pour la mise en fonction et la prise en main.
  • La maintenance (le prestataire intervient en cas de panne ou échange l'appareil en cas d'obsolescence).
  • L’assistance technique: un support client est à votre disposition pour tout problème ou question sur le fonctionnement et l'entretien.
  • La facturation de la location et, éventuellement, des cartouches d’encre (que vous pouvez acheter ailleurs).

Un compte sera ouvert à La Poste, qui vous facturera:

  • La consommation de l’affranchissement (relevés mensuels).
  • Les frais de gestion de 4.30 € HT par mois en 2024.
  • La redevance postale de vos éventuelles marques promotionnelles.
  • Les autres options, telle que la collecte des plis dans vos locaux ou bureaux (en cas de quantités journalières importantes): elle vous évite de vous déplacer pour les déposer en boîte aux lettres ou au guichet. Cette mesure efficace contribue au respect de l’environnement en limitant les déplacements.

Un dépôt de garantie vous sera demandé sous forme d’une caution bancaire. Son montant varie selon la catégorie:

  • tpMAC : 300€
  • pMAC : 1000€.
  • MAi : de 1000€ à 4000€

Par souci de simplicité le contrat peut être signé en ligne en quelques étapes très courtes:

  1. Réception par le signataire d'un lien avec le document contractuel (page html ou PDF).
  2. Après consultation, le signataire demande un code de signature numérique qu'il reçoit par SMS.
  3. Il valide sa signature en renseignant ce code dans le champ prévu à cet effet.
  4. Enfin, il reçoit un exemplaire de l'accord signé avec le cachet d'authentification.

Les tarifs postaux 2024 appliqués aux machines à affranchir


Les barèmes tarifaires préférentiels accordés aux entreprises sous contrat s'appliquent dans ce cas.

De plus, les 8 anciennes tranches de poids ont été conservées pour l'affranchisseuse ce qui permet de réaliser des économies substantielles par rapport aux timbres:

  • Lettre performance pour 50 g: 1.82 euros au lieu de 2.58 euros soit -29%.
  • Lettre verte pour 21-50 g: 1.80 euros au lieu de 2.58 euros soit -30%.

Ces remises sont calculées sur les cotations unitaires (égrenés), or, des conditions préférentielles pour des envois en nombre sont également applicables. Le rabais total s’évalue alors à -54%.

Enfin, l’offre Ecopli, supprimée pour le grand public en 2023, a été conservée pour les professionnels: le prix unitaire 2024 (-35g) est de 0,77€ (1.05€ en égrené).


Tarifs nets courrier France à l'unité (égrené) 2024

Poids Lettre performance (J+2) - 2024 Lettre verte 2024 Ecopli 2024
Jusqu'à 20 g 1,82 € 1,08 € 1,05 €
21 à 50 g 1.82 € 1,80 € 1,65 €
51 à 100 g 2,97 € 2,62 € 2,16 €
101 à 250 g 4,65 € 4,30 € 3,97 €
251 à 500 g 6,29 € 5,94 €
501 à 1kg 8,18 € 7,55 €
1kg à 2kg 10,00 € 9,14 €

Tarifs nets unitaires courrier pour un envoi en nombre 2024

Ces conditions sont applicables pour des volumes à partir de 400 missives entre départements ou 1000 lettres envoyées au niveau national.

Poids Lettre verte 2024 Ecopli 2024
Jusqu'à 35 g 0,81 € 0,77 €
250 g 0,74 €
+ 11,98 € / kg
0,62 €
+ 6,57 € / kg

Tarifs Colissimo unitaire pour MAi 2024

Avec les MAi, vous pouvez affranchir vos colis à un prix avantageux:

Poids max Sans signature (HT) Avec signature (HT)
2 kg 10,37 € 11,64 €
4 kg 14.28 € 15,54 €
6 kg 18,18 € 19,45 €
8 kg 22,08 € 23,35 €
10 kg 25,98 € 27,26 €
15 kg 29,88 € 31,15 €
20 kg 33,79 € 35,05 €
25 kg 37,69 € 38,96 €
30 kg 41,59 € 42,86 €

Les fabricants concessionnaires agréés par La Poste


Voici la liste des fabricants, leurs coordonnées et un petit historique:

logo Pitney Bowes PITNEY-BOWES / SECAP

Pitney-Bowes est l’inventeur de la machine à affranchir et le leader mondial des solutions d’affranchissement avec plus de 15000 employés et près de 4 milliards d'euros de chiffre d’affaire. Cette société a racheté Secap en 2001 qui détenait 30% du marché français de l'affranchisseuse automatique.

Pitney Bowes GMS
Immeuble Le Triangle
9 rue Paul Lafargue
93456 LA PLAINE ST DENIS CEDEX
Téléphone: 0 825 850 825 (0.20 €/min)


logo Quadient QUADIENT (Anciennement NEOPOST - SATAS)

Quadient, le nouveau nom de Neopost depuis septembre 2019, est le 2eme fabricant mondial et premier fournisseur en Europe et dans l'hexagone. La société, créée en 1924 et réputée pour ses services de qualité, est désormais un groupe international de plus de 6000 salariés réalisant plus d’un milliard d'euros de CA.

Satas, créée en 1942 en France, est devenue une filiale de Neopost. Leur fusion en 2011 explique la similarité des produits proposés et la compatibilité des consommables.

Quadient
7 rue Henri Becquerel
CS 30129
92565 Rueil Malmaison Cedex
Téléphone: 0 892 892 111 (0.40 €/min)


logo Francotyp Postalia FRANCOPTYP-POSTALIA

Ce fabricant, créé en 1923 en Allemagne, arrive en 3eme position dans ce marché mondial. Les deux entreprises allemandes Francoptyp et Postalia sont regroupées par Siemens en 1977. Cette entité obtient son autorisation sur le marché français en 2011.

Francotyp-Postalia
14 rue d'Arras
92000 Nanterre
Téléphone : 01 56 30 10 90


logo Doc'up DOC’UP – FRAMA

Frama est à la base une société allemande créée en 1970, et dont le siège est désormais en Suisse. Frama devient Doc’up en 2014, mais diffuse des références de Francotyp, en raison d’une séparation entre Frama Suisse et la filiale française.

DOC'UP
20 rue d'Arras
92000 Nanterre
Téléphone : 0 825 825 661 (0.15 €/min)

Frama France SAS
7 rue du parc de clagny
78000 Versailles
Téléphone: 01 85 73 22 02

Cartouches pour machine à affranchir


Pour vous aider à trouver la référence de cartouche d'encre qui convient à votre machine à affranchir, nous les avons répertoriées en établissant les correspondances avec les différents types d'affranchisseuses.

Cet outil de recherche vous permet de trouver les références des cartouches compatibles.
Il vous suffit de sélectionner la marque de votre machine puis le modèle.