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La machine de mise sous pli

Mettre automatiquement vos courriers sous enveloppe

La mise sous pli

Vous avez des factures et autres courriers à envoyer tous les jours, et vous cherchez le moyen de gagner du temps sur cette tâche répétitive et chronophage pour vous concentrer sur votre métier? La machine de mise sous pli vous permet d'automatiser cette opération fastidieuse. Elle convient également pour développer de vos mailing postaux: les promotions envoyées à vos clients, les prospectus présentant votre activité, ou toute autre information commerciale en version papier, tout en diminuant le coût de ce mailing.

Fonctionnement

La machine de mise sous pli (ou plieuse de courrier) assemble automatiquement les différents éléments du courrier : Elle plie le document à envoyer (les prospectus, lettres ou factures sont préalablement insérés dans un chargeur), elle insère les documents pliés dans les enveloppes (un autre chargeur est prévu à cet effet) et ferme l'enveloppe en la collant. La simplicité d'utilisation et sa rapidité (9 à 10 fois plus rapide qu'à la main, soit 3000 à 5000 mises sous pli à l'heure) en font un investissement rentable même pour de petits volumes d'envoi. Elle fait partie de l'équipement qui améliore les conditions de travail, l'ergonomie et l'efficacité du bureau, et finalement, c'est du stress en moins et du temps en plus votre réelle activité.

Demandez votre devis gratuit

Si vous envoyez, par exemple, 100 ou 200 lettres par jour vous pouvez opter pour la solution de la plieuse automatique (la location d'une machine à affranchir pourra vous être également utile dans ce cas). Pour des volumes trés supérieurs (des mailings de plusieurs dizaines de milliers de courriers), l'option d'un prestataire de routage peut être préférable. Le formulaire ci-dessus vous permettra de comparer les meilleures marques de machines de mise sous pli et de recevoir gratuitement un devis, selon les volumes d'envoi estimés.

Comment organiser un mailing postal?

Si vous souhaitez organiser vous même votre mailing postal vous aurez besoin des éléments suivants :

  • Une base de données postale de vos prospects pour un mailing promotionnel de prospection ou d'acquisition, ou celle de vos clients pour un mailing de facturation, d'information commerciale ou de fidélisation.
    Celle-ci doit être aux normes postales (AFNOR XP Z 10-011). Vous pouvez mettre aux normes vos contacts (La RNVP est le nom de ce traitement.)
    Le bon ciblage de ces adresses est essentiel à la réussite de l'opération (ciblage géographique, par activité ou fonction pour le B to B, par type de clients pour le B to C...)
    Veillez également à ce que ces adresses soient bien à jour ou récentes pour éviter les NPAI (n'habite pas à l'adresse indiquée)
  • Les prospectus et autant d'enveloppes (moins de 20 grammes au total par courrier pour économiser)
  • Les étiquettes autocollantes imprimées avec les pavés d'adresses postales de la base de données
  • Une plieuse ou machine de mise sous pli, dimensionnée en fonction des volumes que vous souhaitez envoyer
  • Une machine à affranchir, si vous n'utilisez pas les enveloppes T ou pré-timbrées
Si ces opérations sont récurrentes, vous avez intérêt à vous équiper de la sorte pour être autonome et économiser.
S'il s'agit d'opérations promotionnelles très ponctuelles, préférez la solution d'externalisation à un prestataire routeur, qui procèdera à toutes ces étapes, de la fourniture du fichier ou sa mise aux normes à la mise sous pli, l'affranchissement et l'envoi postal.

 

Tableau comparatif des machines de mise sous enveloppes

Voici le tableau récapitulatif des modèles des trois principales marques de machines de mise sous pli

Marque Référence Volume

Vitesse de mise sous pli : nombre d'enveloppes par heure

Dimensions Poids Nombre de travaux programmables Volume sonore Epaisseur max enveloppes Format enveloppes Nombre de feuilles pliables Nombre alimenteur documents

Capacité alimenteur documents

Doc PDF
Longueur Profondeur Hauteur
NEOPOST SI-30 EcoNeo Petit 1350         9   1,5 mm C6/5 5 1 100 pdf
NEOPOST DS-30 Petit 1350         15     C5 et C6/5 5 2 100  
NEOPOST DS-35 Petit 1350         15     C5 et C6/5 5 2 100 pdf
NEOPOST DS-63 OLS Petit 2200         15   2,5 mm   5 2 325 pdf
NEOPOST DS-65 Moyen 2400         20       8 4 250 pdf
NEOPOST DS-75 OLS Haut 3600 1300 424 725 75 kg 25 68 db     10 3 500 pdf
NEOPOST DS-85 OLS Haut 4000 1820 925 420 110 kg 25   2,5 mm   10 6 725 pdf
NEOPOST DS-90i Haut 4300                       pdf
NEOPOST DS-100 Haut 4500         20   6 mm C6, DL, C5 8 9 500 pdf
NEOPOST DS-200 Haut 4800 2720 635   337 kg     6 mm C5/6, C4 8 11 1000 pdf
NEOPOST DS-1000 Haut 8000                   16    
NEOPOST DS-1200 G3 Haut 12000             8-10 mm C5/6, C5, C4   1 5000 pdf
CARAT (SATAS) ISIPLI Petit 1350 430 560 660 36 kg   69 db       1 100 pdf
CARAT (SATAS) Sigma Petit 2200 750 420 520 75 kg   70 db       3 325 pdf
CARAT (SATAS) Delta Max Haut 3600 1300 454 725 75 kg   68 db       2 725 pdf
CARAT (SATAS) Prisma Haut 4000 1440 570 745 96 kg   70 db       6 325 pdf
CARAT (SATAS) Omega Haut 4300 1500 460 920 140 kg   70 db       6 325 pdf
CARAT (SATAS) Vega Haut 4300 3300 530 1500 325 kg   70db       17 500 pdf
CARAT (SATAS) XXL Haut 4300 3880 611 950       2 mm C6/5, C5, C6, C4 8 4 500 pdf
PITNEY BOWES DI200 Petit 900 440 365 440 17 kg         3 1 100 pdf
PITNEY BOWES DI380 Haut 3000 773 568 525 55 kg 21         3 350 pdf
PITNEY BOWES DI425 Haut 3500 1043 568 525 65 kg 21         3 350 pdf


Autres matériels utiles pour le courrier.

Cette section est consacrée au matériel nécessaire à la bonne gestion du courrier dans son entreprise ou à domicile. Cet équipement vous permettra de gagner un temps précieux au quotidien. Certaines entreprises reçoivent ou envoient plusieurs centaines de lettres par jour, et même pour celles dont le volume postal se chiffre en dizaine de courriers ou colis quotidiens, il peut être intéressant de s'équiper de certains outils simples mais efficaces que nous vous présentons ici. Nous traiterons d'abord du matériel courrier classique comme le pèse-lettre, le pèse-colis, l'ouvre-lettre et les enveloppes à bulles et nous aborderons par la suite les outils permettant le bon classement, traitement ou rangement du courrier, puis le matériel relatif à la préparation des colis, du dévidoire à adhésif au carton d'emballage.


Le pèse-lettre.

Si un simple timbre suffit à envoyer une lettre classique, envoyez un courrier de plusieurs pages avec des justificatifs administratifs par exemple, ou même un colis, demande de se pencher davantage sur les conditions d'affranchissement dans la mesure où les prix dépendent du poids des courriers. Pour le connaître, rien ne remplace un pèse-lettre.

Comment fonctionne un pèse-lettres?

Un pèse-lettre est une balance utilisée pour de petits poids. Il en existe différents types : électroniques, alimentés par piles, sur secteur, ou mécaniques, les plus anciens.
Les modèles les plus courants et meilleurs marchés sont mécaniques. Leur fonctionnement est classique : le courrier est pesé sur un plateau et un mécanisme à ressort ou un balancier absorbe le poids du courrier pour le restituer à l'utilisateur par une aiguille sur un cadran. Les balances électroniques sont prévues pour peser des charges plus lourdes et leur conception varie selon les constructeurs. Certains modèles possèdent une console externe. Enfin, les modèles solaires se rechargent grâce à des capteurs et conviennent particulièrement aux professionnels et aux particuliers dans une approche éco-responsable.

Comment choisir son pèse-lettres ?

Il est nécessaire de s'interroger sur le volume de courrier journalier ou hebdomadaire à affranchir. Pour des envois ponctuels, un pèse-lettre mécanique à ressort suffit. Pour l'affranchissement de plusieurs enveloppes par jour, une balance électronique est préconisée. Il en existe à piles ou à énergie solaire, qui tolèrent des poids de un à trois kilos. Principal avantage de ces machines : leur très grande précision. Pour les clients envoyant majoritairement des courriers et, parfois, de petits colis, il est recommandé d'opter pour les modèles supportant une charge de cinq kilos mais conservant une bonne précision. Enfin, pour les colis au-delà de cinq kilos, il existe des pèse-paquets de dix à quinze kilos dont certains fonctionnent grâce à une simple connexion USB. Ces différents pèse-lettres sont parfaitement adaptés pour des lettres ou des colis au format standard, type Chronopost ou Colissimo. En revanche, pour les envois plus volumineux ou dépassant les quinze kilos, il existe des modèles, à pile, sur secteur ou à énergie solaire, pouvant supporter de vingt à 180 kg. Pour choisir un produit correspondant aux besoins, le client doit prendre en compte le poids maximum de la balance et la taille de son plateau, la précision du pesage (à un, deux ou cinq grammes près), l'alimentation de l'appareil, l'affichage des informations sur le pèse-lettres et, enfin, plus personnel, le design du modèle.


L'ouvre-lettre.

Gagner du temps avec un ouvre-lettre

Parmi les autres outils particulièrement préconisés, notamment pour les professionnels recevant beaucoup de courrier, l'ouvre-lettre automatique. Il en existe différents modèles et certains, petits, conviennent parfaitement au secrétariat des petites entreprises, des associations ou des professions libérales qui reçoivent de 30 à 50 enveloppes par jour. D'autres présentent une vitesse théorique d'ouverture de 100 à 3 000 enveloppes par heure. Pour les modèles de base, le chargement des enveloppes se fait manuellement sur un plateau et la prise d'enveloppes, l'ouverture et l'éjection sont automatisées. L'épaisseur maximum d'ouverture moyenne oscille entre 2 et 4 mm par enveloppe. Les ouvre-enveloppes peuvent également disposer d'un compartiment de réception des bandes coupées et d'un arrêt automatique en cas d'ouverture du capot de protection des couteaux, selon la gamme choisie. Les entreprises recevant des courriers plus spécifiques ou en plus grande quantité peuvent monter en gamme et choisir un modèle ouvrant tous les formats et toutes les épaisseurs d'enveloppes, bien que mélangées. Silencieux, robustes et fiables, des modèles permettent d'ouvrir les grands formats d'enveloppes. Idéal pour les importantes collectivités et services administratifs. Enfin, il existe des ouvre-lettres beaucoup plus volumineux et productifs qui peuvent atteindre 36 000 plis par heure mais demandent un opérateur. Les systèmes d'ouverture par fraisage sont rapides et sécurisés pour préserver le contenu des enveloppes.


L'enveloppe à bulles.

Protéger et valoriser un produit avec l'enveloppe à bulle

L'enveloppe choisie peut aussi largement influer dans le poids du courrier à envoyer. Néanmoins, il est parfois utile de bien choisir son emballage selon le contenu. Une enveloppe à bulle sécurise l'envoi d'objets fragile. Il existe différents types de pochettes bulle et certains fournisseurs permettent également d'acheter des rouleaux de film bulle d'air classique, isotherme et kraft à glisser simplement dans une enveloppe. Légères, les pochettes à bulle non seulement amortissent les chocs mais protègent également de l'humidité et, souples et solides, elles s'adaptent à la forme des produits. Pour valoriser davantage le contenu des envois, professionnels comme particuliers peuvent opter pour une pochette matelassée couleur, particulièrement esthétique.