Informations, comparateur et devis location
La machine à affranchir offre le triple avantage de l’économie, de la rapidité et de la simplicité d'utilisation. Elle vous permet également de personnaliser votre courrier professionnel. En France, l'usage d'une machine à affranchir se pratique uniquement en location.
En remplissant le petit formulaire ci-dessous, vous recevrez, sans engagement, les devis de marques agréées par La Poste : Quadient (le nouveau nom de Neopost/Satas), Pitney Bowes, Frama et Francotyp, pour un modèle correspondant à votre volume d'envoi.
Une machine à affranchir est un équipement de bureau qui permet d’affranchir automatiquement le courrier: un bac alimente en lettres la machine, qui imprime une marque postale au tarif convenu, soit par programmation, soit après une pesée, en fonction du modèle. La marque postale peut contenir une flamme publicitaire avec votre logo et du texte.
Auparavant, la machine à affranchir était manuelle et mécanique, désormais elles sont électroniques et connectées. Elles ont gagné en rapidité, en précision et en ergonomie grâce à un écran tactile qui offre la possibilité d’interagir avec la machine et d’obtenir les informations concernant les tarifs ou la consommation, par exemple.
Les machines à affranchir s'adressent aux entreprises, associations et collectivités (notamment les mairies qui génèrent un flux postal conséquent). Cette solution de traitement du courrier permet un gain de temps et d'énergie précieux en supprimant les tâches fastidieuses liées à l'affranchissement.
L’utilisation de cette timbreuse automatique est simple : il suffit pour l'usager de sélectionner les options d'envoi du courrier (lettre prioritaire, colissimo...), sans avoir à se préoccuper des tarifs de La Poste qui sont déjà mémorisés dans l'appareil. La machine affranchit ensuite tous vos plis par simple empreinte postale, ou imprime cette marque sur des étiquettes autocollantes à apposer ensuite sur les colis.
Le dispositif étant connecté au réseau informatique de La Poste, celle-ci peut s'enquérir des dépenses d'affranchissement réalisées par l'entreprise, envoyer à cette dernière une facture de ses consommations, et mettre à jour les tarifs postaux à chaque fois qu'ils changent. L'utilisateur peut également consulter sa consommation journalière en affranchissements.
Pour déterminer le type de matériel qui vous convient, le critère principal sera votre volume d’envoi de courrier quotidien. Les débits des différentes machines vont de 25 à 160 affranchissements par minute pour un coût de location allant de 20 à 240 euros par mois.
Voici les questions à se poser pour choisir la machine à affranchir la plus adaptée à ses besoins (voir également les options):
En dessous de 5 courriers quotidiens, le louage d’une machine n’est ni nécessaire ni rentable, sauf en cas d'envois postaux ponctuels et massifs pour des prospections, par exemple. Une fois évalué votre volume quotidien moyen, vous pouvez vous référer aux seuils de capacité pour les tpMAc, pMAc et MAi ci-dessous.
Vous pouvez programmer plusieurs comptes utilisateurs différents sur la même machine (10, 100…). Cela permet de suivre la consommation par service (service informatique, financier, DRH…) ou par personne, et ainsi pouvoir établir une comptabilité analytique précise de vos dépenses à ce niveau.
Si vous souhaitez diversifier votre empreinte avec différentes marques, logos ou produits, il est possible de le faire, sachant qu’il y a un coût facturé par la Poste (redevance postale annuelle) d’une trentaine d’euros par flamme. Bien sûr, vous n’êtes pas obligés d’utiliser ces empreintes.
Certains modèles proposent une Pesée Au Passage (PAP) avec une balance dynamique, ce qui permet d’accélérer sensiblement la vitesse de pesage. Cette solution est à choisir lorsque vous avez des quantités de courrier à traiter très importantes.
Vous pouvez obtenir et comparer le coût de différents modèles en utilisant le formulaire plus haut. Vous recevez les devis relatifs à des machines correspondantes aux critères sélectionnés.
Votre affranchisseuse doit être autorisée par La Poste, elle doit être conforme aux normes postales qui évoluent et rendent obsolètes certains modèles.
La Poste référence les modèles de machines selon une appellation composée d’un ou deux caractères et qu’on retrouve dans la marque d’affranchissement sur l’enveloppe.
Cet organisme potal publie chaque année la liste des machines agréées, qu’elles soient toujours commercialisées ou non.
C’est pourquoi les contrats de location des concessionnaires prévoient le remplacement de la machine louée par un nouveau modèle agréé lorsque le précédent ne peux plus être utilisées selon les normes en vigueur.
Voici les appellations postales des machines à affranchir autorisées par la Poste en 2022 :
AE AJ AN AS AT AX CC CP CA CT HJ HQ HU HV HZ MC MD MH ML MM MP MR MT SQ SU
Depuis fin 2021, les appellations suivantes ne sont plus autorisées : HP, SZ et AC
Une fois ces informations en main, vous pouvez reporter au tableau ci-dessous pour comparer le détail des caractéristiques techniques et obtenir la documentation complète des produits pour affiner votre choix.
On catégorise les machines à affranchir en trois classes en fonction de leur capacité de traitement :
Pour vous permettre de bien choisir votre affranchisseuse automatique de courrier, nous avons regroupé les principales informations sur les modèles disponibles ainsi que le lien vers la fiche technique ou la brochure en PDF à télécharger. Vous aurez ainsi une idée précise de la gamme et des caractéristiques techniques des machines dont vous pouvez recevoir les prix et devis avec le comparateur en haut de page.
Voici le tableau comparatif de tous les modèles de machines à affranchir disponibles et agréées, nous avons ajouté l'appellation postale (ou type postal) qui est le code attribué pour les machines agréées par La Poste:
Précisions :
Les dimensions s'entendent avec le bac de réception et les chargeurs.
Installation:
Pour les modèles tpMAc, un kit d'auto-installation est fourni, vous pouvez les mettre en oeuvre très facilement.
Pour les modèles pMAc et MAi c'est votre prestataire qui se charge de l'installation, la maintenance étant prévue dans le contrat de location dans les deux cas.
Les machines à affranchir modernes sont équipées d'un écran tactile et reliées au serveur de la Poste pour les mises à jour automatiques, notamment celle des tarifs postaux, et la facturation se fait chaque mois.
Les consommables sont à la charge de l'utilisateur, vous trouverez plus bas les correspondances de références des cartouches d'encre pour les machines à affranchir
Pour vous y retrouver parmi les options proposées pour les différentes machines à affranchir, voici quelques explications et un glossaire.
La balance dynamique est un pèse-lettre automatique intégré ou relié à la machine. Ce système de pesée au passage (ou PAP) permet d’automatiser cette tâche sans intervention humaine. La pesée dynamique renvoie l’information du poids pour un affranchissement au centime près. La « pesée au passage » ralentit la cadence de traitement d’environ 40%.
Pour la pesée différentielle, le principe est de poser le tas de courriers sur la balance qui calcule alors le poids total, puis en enlevant une par une la lettre ou le colis du dessus, il effectue la soustraction automatiquement en déduisant le poids du courrier enlevé.
Une balance intégrée peut peser jusqu’à 30 kilos, parfois plus, pour traiter également les colis est connectée à la machine, on peut aussi y ajouter un écran déporté en fonction de l’éloignement entre la machine et la balance. On parle également de plate-forme de pesée quand la taille permet de poser des paquets volumineux.
L’empreinte d’une machine à affranchir est constituée du bloc d’affranchissement et du bloc publicitaire, optionnel. Ce bloc est lui-même constitué d’une flamme publicitaire (logo ou visuel) et d’un message texte personnalisé. Certaines machines proposent en options une dizaine de flammes mémorisables et autant de messages textes pré-enregistrables. Ces blocs publicitaires doivent être approuvés par la Poste au préalable (soit en leur demandant directement, soit en demandant au concessionnaire de les faire valider). En effet, son contenu doit être neutre (politiquement, religieusement…), et répondre à des critères relatifs à la réglementation sur la publicité (pas de publicités mensongères ou choquantes, ni d’usurpation de marques ou d’identité…).
Les dimensions de l'empreinte postale
Les collectionneurs d'empreintes postales sont désignés sur le terme de marcophiles.
Les marques d’affranchissement ainsi que les étiquettes sont soumises à des normes postales: normes de couleur (noire ou bleue), de taille, de contraste et de lisibilité. Ces spécifications sont consignées dans ce document PDF: exigences sur les marques d’affranchissement.
Le prix d'un bloc publicitaire en 2022 est de 49 euros ht (plusieurs blocs pouvant être programmés sur une même machine). Pour les MAi de nouvelle génération, qui peuvent imprimer plusieurs couleurs, un tarif forfaitaire de 144 euros ht permet l'utilisation d'un nombre illimité de blocs.
Ce document PDF édité par la Poste détaille la démarche pour l'obtention de l'autorisation d'utilisation d'un bloc publicitaire. Il précise également les conditions et règles concernant le visuel. Le délai d'obtention de l'autorisation varie de 2 jours pour les MAi nouvelle génération à 5 jours. Une demande d'autorisation est également nécessaire pour toute modification d'un bloc.
Les affranchisseuses automatiques proposent souvent plusieurs comptes utilisateurs possibles, qui vous permettront de connaître précisément la consommation de tel ou tel service ou personne en termes d’affranchissement (comme on peut le faire sur une photocopieuse en partage). Certaines machines proposent les statistiques de vos dépenses et l’émission de rapports. Ces comptes sont sécurisés et l’accès utilisateur se fait par un code.
Ces comptes utilisateurs ne doivent pas être confondus avec les tâches ou travaux mémorisables : Il s’agit de la mémorisation de tâches d’impressions. La configuration concernant le tarif utilisé et la marque publicitaire est enregistrée à l’avance pour gagner du temps et accessible avec une touche raccourci.
Il n’est plus vraiment une option à proprement parler, puisque l’écran tactile est maintenant en série sur la plupart des modèles récents à l’exception des plus petits (type Neopost IJ25) qui ne nécessitent pas ce type d’écran, les options étant limitées. L'écran tactile permet d'accéder rapidement et facilement à tous les modes, comptes, flammes et options.
Concernant l’alimentation en enveloppes vous pouvez choisir entre l’alimentation en cascade, l’alimenteur automatique ou même la possibilité d’ajouter plusieurs bacs d’alimentation dans le cas d’envois massifs. Un distributeur d’étiquettes peut être également utile pour l’affranchissement des colis qui se fait par adhésif plutôt que par impression. Le bac de réception est dans tous les cas présent pour les courriers affranchis.
Les machines étant maintenant toutes connectées, les options présentes sont : Le téléchargement automatique des tarifs postaux, qui sont ainsi toujours à jour (nous rappelons que vous bénéficiez d’un tarif spécifique, moins cher que le timbre et plus précis en valeur)
Le téléchargement automatique des mentions publicitaires est également possible ce qui autorise d’avoir à disposition des flammes déjà validées.
L’aspect connecté des appareils rend possible le diagnostic à distance, proposé en options sur de nombreux modèles. Le concessionnaire peut vous assister en visualisant de son côté les éventuels dysfonctionnements. Ceci peut éviter d’attendre une intervention car les problèmes rencontrés sont souvent mineurs et réparables par l’utilisateur ainsi épaulé. Par exemple, pour prévenir la classique cartouche d’encre vide, une alerte « niveau d'encre bas » peut être reçue par email. Dans tous les cas, la mise à jour automatique du logiciel est prévue.
Concrètement, une fois choisis la référence et le prestataire agréé, vous signez un contrat de location avec ce dernier. Cette convention inclut:
Un compte sera ouvert à La Poste, qui vous facturera:
Pour la location de cet équipement, un dépôt de garantie vous sera demandé sous forme d’une caution bancaire. Le montant de la caution varie selon le modèle:
Depuis 2017, par souci de simplicité le contrat peut être signé en ligne en quelques étapes très courtes:
Les tarifs préférentiels accordés aux entreprises sous contrat s'appliquent dans ce cas.
L'évolution des tarifs postaux, et notamment la suppression de la tranche 21-50g par la Poste implique que les conditions appliquées à la machine à affranchir n'ont jamais été aussi rentables par rapport aux barêmes tarifaires des timbres.
En effet, les anciennes tranches de poids ont été conservées pour l'affranchisseuse ce qui permet d'effectuer des économies substantielles :
Ces remises sont calculées sur les cotations unitaires (dis égrenés), or, des tarifs préférentiels pour des envois en nombre sont également applicables, si bien que votre économie totale sera de plus de 40%.
Par exemple, pour un courrier de moins de 35g envoyé en nombre, le tarif prioritaire sera de 0,85€ au lieu de 2,86€, soit une économie de 70%. par rapport au tarif public.
En écopli, le prix tombe à 0,64€ au lieu de 2.28€ soit une économie de 71.9%.
Poids | Prioritaires 2022 | Lettre verte 2022 | Ecopli 2022 |
---|---|---|---|
Jusqu'à 20 g | 1,24 € | 0,93 € | 0,89 € |
21 à 50 g | 2.00 € | 1,53 € | 1,39 € |
51 à 100 g | 2,77 € | 2,24 € | 1,82 € |
101 à 250 g | 4,99 € | 3,74 € | 3,35 € |
251 à 500 g | 6,74 € | 5,08 € | |
501 à 1kg | 8,52 € | 6,55 € | |
1kg à 2kg | 10,62 € | 8,30 € | |
2kg à 3 kg | 11,10 € | 9,17 € |
Ces tarifs d'envoi en nombre sont applicables sous contrat pour des volumes à partir de 400 missives entre départements ou 1000 lettres envoyées au niveau national.
Poids | Prioritaires 2022 | Lettre verte 2022 | Ecopli 2022 |
---|---|---|---|
Jusqu'à 35 g | 0,85 € | 0,70 € | 0,64 € |
250 g | 0,79 € / lettre + 12,49 € / kg |
0,64 € / lettre + 10,29 € / kg |
0,52 € / lettre + 5,48 € / kg |
Avec les MAi, toujours sous contrat, vous pouvez également affranchir vos colis à un prix préférentiel. Voici les tarifs d'envoi à l'unité par Colissimo:
Poids max | Sans signature (HT) | Avec signature (HT) |
---|---|---|
2 kg | 9,25 € | 10,38 € |
4 kg | 12.73 € | 13,86 € |
6 kg | 15,21 € | 17,34 € |
8 kg | 19,69 € | 20,82 € |
10 kg | 23,17 € | 24,30 € |
15 kg | 26,65 € | 27,78 € |
20 kg | 30,13 € | 31,26 € |
25 kg | 33,61 € | 34,74 € |
30 kg | 37,09 € | 38,22 € |
Pour vous y retrouver dans les différentes marques autorisées par la Poste, voici la liste des fabricants, leurs coordonnées et un petit historique:
Pitney-Bowes est l’inventeur de la machine à affranchir et le leader mondial des solutions d’affranchissement, avec plus de 15000 employés et près de 4 milliards d'euros de chiffre d’affaire. Pitney Bowes a racheté le français Secap en 2001, qui détenait 30% du marché français de l'affranchisseuse automatique.
Pitney Bowes GMS
Immeuble Le Triangle
9 rue Paul Lafargue
93456
LA PLAINE ST DENIS CEDEX
Téléphone : 0 825 850 825 (0.20 euros /min)
QUADIENT, le nouveau nom de Neopost depuis septembre 2019, est le 2eme fabricant mondial, et premier fournisseur en Europe et en France, la société a été créée en 1924 c’est un groupe international de plus de 6000 salariés qui fait plus d’un milliard d'euros de chiffre d’affaire.
Satas, créée en 1942 en France, est devenue une filiale de Neopost, puis Nepost et Satas ont fusionné en 2011, ce qui explique la similarité des modèles proposés et la compatibilité des cartouches entre les marques.
Quadient france
42-46 Avenue Aristide Briand
92220 BAGNEUX
Téléphone : 0 892 89 21 11 (0.40 euros /min)
Francotyp-Postalia arrive en 3eme position dans ce marché mondial. Créée en 1923 en Allemagne. Les deux entreprises allemandes Francoptyp et Postalia sont regroupées par Siemens en 1977, mais actuellement le groupe appartient à Quadriga Capital. Elle obtient son autorisation sur le marché français en 2011.
Francotyp-Postalia France
39 rue de Montlhéry
BP 20124
94513 RUNGIS CEDEX
Télélphone : 01 56 30 10 90
Frama est à la base une société allemande créée en 1970, et dont le siège est désormais en Suisse, elle emploie 260 personnes dans le monde. Frama France devient Doc’up en 2014, mais diffuse des références de Francotyp, en raison d’une séparation entre Frama Suisse et la filiale française. Mais l’entreprise Suisse ouvre à nouveau une entité dans l'héxagone qui diffuse la marque Frama, sous le nom de Frama France SAS.
DOC'UP
20 rue d'Arras
92000 Nanterre
Téléphone : 0 825 825 41 (0.15 euros/min)
Frama France SAS
7 rue du parc de clagny
78000 Versailles
Téléphone : 01 85 73 22 02
Pour vous aider à trouver la référence de cartouche d'encre qui convient à votre machine à affranchir, nous les avons répertorié en établisant les correspondances avec les différents modèles d'affranchisseuses.
Vous trouverez ci-dessous un outil de recherche vous permettant de trouver les références des cartouches d'encre compatibles avec les modèles des marques Neopost, Satas, Pitney Bowes et Secap.
Il vous suffit de sélectionner la marque de votre machine puis le modèle et vous obtiendrez la référence de la cartouche.