Machine à affranchir

Qu'est-ce qu'une machine à affranchir et comment fonctionne-t-elle?

Définition

Une machine à affranchir est un équipement de bureau qui permet d’affranchir automatiquement le courrier et les colis, sans timbre.

Un bac alimente en lettres la machine qui imprime sur l'enveloppe une marque postale au tarif convenu soit par programmation, soit après pesage. La marque peut contenir une flamme publicitaire avec votre logo et du texte.

Les machines à affranchir s'adressent aux entreprises, associations et collectivités (notamment les mairies qui génèrent un flux postal conséquent). Cette solution rapide et économique de traitement du courrier vous dispense des tâches fastidieuses liées à l'affranchissement.

Fonctionnement

Auparavant manuelle et mécanique, la machine à affranchir est désormais électronique et connectée à Internet. Elle a gagné en rapidité, en précision et en ergonomie grâce à un écran tactile. Cette interface rend possible la consultation de la consommation ou le choix des options, comptes et flammes publicitaires.

L’utilisation de cette timbreuse automatique est simple: pour l'usager, il suffit de sélectionner les options d'envoi (écopli, recommandé, Colissimo...), sans avoir à se préoccuper des tarifs de La Poste qui sont déjà mémorisés dans l'appareil. Celui-ci affranchit ensuite tous vos plis par empreinte, ou imprime cette marque sur des étiquettes autocollantes à apposer ensuite sur les colis.

Le dispositif est connecté au réseau informatique de La Poste, ce qui permet:

• de s'enquérir des dépenses d'affranchissement réalisées par l'entreprise,
• de lui envoyer une facture mensuelle détaillée de ses consommations,
• de mettre à jour la tarification postale à chaque modification,
• et à l'utilisateur, de consulter sa consommation journalière ou mensuelle en affranchissements.

Pour déterminer le type de matériel qui vous convient, le critère principal sera votre volume quotidien de plis.
Les débits des différentes machines vont de 25 à 160 affranchissements par minute.

Quels sont les avantages?

• Le premier avantage de cet équipement de bureau est le gain de temps et donc de productivité pour les entreprises qui simplifient ainsi leur gestion du courrier. L’automatisation du processus vous évite la tâche chronophage consistant à affranchir un par un tous les courriers destinés à vos fournisseurs, clients ou à l'administration.


• Vous réalisez des économies sur vos frais postaux (jusqu'à -54%): vous affranchissez au centime près et profitez du tarif postal entreprise, plus avantageux. Des remises sur volume sont également prévues pour des envois multiples. En outre, vous continuez à bénéficier de l'offre Ecopli alors que timbre gris n'est plus émis.


• Le suivi des dépenses postales est réalisé par un système de télérelevé dont vous pouvez obtenir le détail quotidiennement. Vous maîtrisez ainsi votre budget en affinant votre comptabilité analytique. Une facture récapitulant la somme cumulée de vos consommations vous est envoyée à la fin du mois pour règlement.


• La machine à affranchir est un moyen de présenter à vos clients une image plus professionnelle de votre organisation: en apposant vos coordonnées, un slogan et votre logo sur les enveloppes de vos correspondances, vous les transformez en supports de communication. Cette identité visuelle constitue le bloc publicitaire qui doit répondre à certains critères pour être autorisé.


• Toutes les formes d'acheminement sont prises en charge, au niveau national et à l'international.


• Pour un e-commerçant qui doit optimiser l’expédition de nombreuses ventes et suivre leur livraison, utiliser ce système facilite le processus: une étiquette autocollante affranchie en Colissimo suivi est générée après chaque pesage.

Une étude de satisfaction client réalisée par Quadient montre que 97,5 % de leurs clients sont satisfaits de leur technologie.

Comment bien choisir sa machine à affranchir?

Voici les questions à se poser pour choisir la machine à affranchir la plus adaptée à ses besoins (voir également les options):

Combien de courriers sont envoyés par jour?

En dessous de trois lettres quotidiennes, louer cet équipement n’est ni nécessaire ni rentable, sauf en cas de publipostages ponctuels et massifs de prospectus. Une fois évaluée la quantité moyenne envoyée quotidiennement, vous pouvez vous référer aux seuils de capacité.




Combien de comptes sont nécessaires?

Vous pouvez programmer plusieurs comptes utilisateurs sur la même machine. Cela permet de suivre la consommation des différents services de l'entreprise (service informatique, financier, DRH…) ou par personne. Une comptabilité analytique précise de vos dépenses peut ainsi être établie.




De combien d’empreintes publicitaires (ou flammes) ai-je besoin?

Il est possible de diversifier votre empreinte avec plusieurs marques et logos (jusqu'à 30). Un coût de 58 € par flamme supplémentaire sera alors facturé (redevance annuelle).




Quel est le coût de location?

Le coût varie de 20 à 240 euros par mois en fonction du modèle. Obtenez le prix correspondant aux critères sélectionnés.




La machine est-elle homologuée par La Poste ?

Votre affranchisseuse doit être autorisée par La Poste et conforme aux normes postales qui évoluent et rendent obsolètes certains modèles.
La Poste les référence selon une appellation composée de deux caractères présente dans la marque d’affranchissement.
Elle publie chaque année la liste des machines ayant obtenu un agrément. C’est pourquoi les contrats de location des concessionnaires prévoient le remplacement de la machine louée par un nouveau modèle agréé lorsqu'elle ne peut plus être utilisée selon les normes en vigueur.

Voici les appellations des machines à affranchir autorisées en 2024 :

AE AJ AN AS AT AX CC CP CA CT HJ HQ HU HV HZ MC MD MH ML MM MP MR MT SQ SU

Tableau comparatif des différents modèles

On catégorise les machines à affranchir en trois classes en fonction de leur capacité de traitement :

• Pour les petits volumes (moins de 30 courriers par jour) on choisira la "très petite machine à affranchir" qui a donné la norme tpMAc (un kit d'auto-installation est fourni pour une mise en oeuvre très facile).
• Pour les volumes moyens (de 30 à 200 / jour) : la "petite machine à affranchir" correspondant à la norme pMAc.
• Pour les volumes hauts (plus de 200 / jour) et les colis: La "machine à affranchir intelligente" ou norme MAi.

Pour vous permettre de bien choisir votre affranchisseuse, nous avons regroupé les principales informations sur les références disponibles. La documentation en PDF à télécharger vous donnera une idée précise de la gamme et des caractéristiques techniques.

Voici le tableau comparatif des machines à affranchir autorisées avec leur appellation postale (ou "type postal" attribué aux modèles agréés):

Norme	Fiche PDF	Appellation postale	Référence	Vitesse	Dimensions Longueur Profondeur Hauteur	Pesée	Nombre de comptes	Nombre de tâches mémorisables	Epaisseur max enveloppes	Nombre de flammes pub
Marque : QUADIENT
tpMAc		HV	IS-280	1200 / h	316x225x194	3 kg	10	9	8mm	10
tpMAc / MAi		HJ HQ	IS-350	2400 / h	360x380x260	3 kg	10	9	9mm	8 à 10
tpMAc		HU	IS-420	3900 / h	598x378x300	35 kg	100	9	12mm	9
pMAc		HU	IS-440	5700 / h	598x378x300	35 kg	100	9	12mm	9
pMAc		HU	IS-480	9000 / h	1670x460x330	35 kg	300	9	16mm	9
MAi		HZ	IS-5000	13000 / h		30 kg	500	15	20mm	8
MAi		HZ	IS-6000 Expert	15500 / h		35 kg	500	15	20mm	8
MAi		HZ	IS-6000 Pro Mixte	15500 / h		35 kg	500	15	20mm	8
MAi		HZ	IS-6000 Tri OCR	8700 / h	2340x640x800	35 kg	500	15	20mm	15
Marque : DOC'UP
tpMAc		FT	FP Mini	1080 / h	300x183x194	2 kg	5	10	6mm	3
tpMAc		FT	FP 30 easy	1800 / h	705x290x380	3 kg	10	10	10mm	30
MAi		FT	FP 45	2100 / h	705x290x380	3 kg	20	10	10mm	30
MAi		FR	FP450-650-850	3000 / h	1200x290x380	5 kg	20	10	10mm	30
MAi		FM	FP 850DS	5100 / h	1670x290x380	7 kg	200	10	10mm	30
Marque : FRANCOTYP-POSTALIA
tpMAc		AX	Postbase Mini	1080 / h	310x205x230	2kg	5	10	6mm	3
tpMAc		AE	Vision tpMAc	2100 / h	700x380x290	3kg	10 à 250	10	10mm	12
MAi		AE	Vision 350	2100 / h	700x380x290	3kg	10 à 250	20	10mm	12
MAi		AE	Vision 500	3000 / h	700x380x290	5 à 7kg	10 à 250	20	10mm	20
MAi		AE	Vision 550	3000 / h	1200x380x290	5 à 7kg	10 à 250	20	10mm	20
MAi		AE	Vision 700	4200 / h	700x380x290	5kg	10 à 250	20	10mm	30
MAi		AE	Vision 700	4200 / h	1200x380x290	5kg	10 à 250	20	10mm	30
MAi		AE	Vision 850	5100 / h	1200x380x290	7kg	10 à 250	20	10mm	30
MAi		AE	Vision Dynamique	5100 / h	1670x440x290	7kg	10 à 250	20	10mm	30
MAi			PostBase One	9000 / h	2150x440x330	7kg	200 à 500	20	20mm	30
Marque : PITNEY BOWES
tpMAc		MT	DM55	1200 / h	351x264x231	2.5 kg	10	0	8mm	5
tpMAc		CT	DM220i	2700 / h	345x400x230	5 kg	100	0	9.5mm	10
MAi		ML MM	DM300c	3900 / h	345x400x215	5 kg	100	0	9.5mm	20
tpMAc			SendPro C Lite	3000 / h	419x384x292	7 kg	100	10	9.5mm	20
pMAc			SendPro C	3900 / h	419x384x292	7 kg	500	10	9.5mm	20
MAi		ML MM	DM400c	5400 / h	840x500x315	5 kg	300	10	8mm	20
MAi		ML MM	DM475	7200 / h	1296x572x312	5 kg	300	10	9.5mm	20
MAi		CP	Connect+ 500 W	9600 / h	1651x635x610	35 kg	50 à 500		16mm
MAi		CP	SendPro P1000	10800 / h	1257x635	35 kg	3000		16mm
MAi		CP	SendPro P2000	10800 / h	1638x635	35 kg	3000		16mm
MAi		CP	SendPro P3000	10800 / h	1867x648	35 kg	300	10	19mm	20
MAi		MD	DM 1000	15600 / h	1420x620x530	68 kg	300	10	19mm	20
MAi		MP	DM INFINIY	22200 / h	470x567x530		300		16mm	20

Précisions :
Les dimensions s'entendent avec le bac de réception et les chargeurs.
Les consommables sont à la charge de l'utilisateur.

Les options et fonctionnalités

Pour vous y retrouver parmi les fonctionnalités en option ou en série, voici quelques explications et un glossaire.

Les systèmes de pesée.

La balance dynamique est un pèse-lettre automatique intégré ou relié à la machine. Ce système de pesée au passage (ou PAP) permet d’automatiser cette tâche sans intervention humaine. La PAP ralentit la cadence de traitement d’environ 30%.

La pesée différentielle procède par soustraction en déduisant la mesure pondérale de chaque courrier enlevé.

Une balance intégrée peut peser jusqu’à 30 kilos afin de traiter également les colis. Il est possible d'y ajouter un écran déporté en fonction de l’éloignement. On parle aussi de plate-forme ou de plateau de pesage quand la taille est suffisante pour recevoir des paquets volumineux.

Marquage et impression.

L’empreinte d’une machine à affranchir est constituée du bloc d’affranchissement et du bloc publicitaire, optionnel. Ce dernier est lui-même composé d’une flamme publicitaire (logo ou visuel) et d’un message texte personnalisé. Certains modèles proposent une dizaine de flammes mémorisables et autant de messages textes pré-enregistrables. Chaque opération de communication à destination de votre carnet d'adresses peut ainsi revêtir un design distinct.

Ces blocs publicitaires doivent au préalable être approuvés par la Poste (directement ou via le concessionnaire). En effet, leur contenu doit être neutre et répondre à des critères relatifs à la réglementation sur la publicité (pas de publicité mensongère ou choquante ni d’usurpation de marques ou d’identité…).

L'empreinte postale

Contenu et dimensions de l'empreinte postale:

• Zone publicitaire contenant le bloc personnalisable (flamme et slogan): longueur: 70mm Largeur: 24mm
• Mention postale et code produit obligatoires: longueur: 24mm, largeur: 24mm
• Date de dépôt et indication d'origine: longueur: 30mm, largeur: 24mm
• Empreinte de l'estampille: longueur: 26mm, largeur: 24mm

Les marques d’affranchissement ainsi que les étiquettes sont soumises à des normes postales relatives à la couleur (noire ou bleue), la taille, le contraste et la lisibilité. Ces spécifications sont consignées dans ce document PDF: exigences sur les marques d’affranchissement.

Les collectionneurs de marques postales sont désignés sous le terme de marcophiles mais c'est la mécanotélie qui étudie les empreintes des "machines à timbrer".

Tarifs du bloc publicitaire

Le prix unitaire pour 2024 est de 58 € ht (plusieurs blocs pouvant être programmés). Pour les MAi de nouvelle génération, qui peuvent imprimer plusieurs couleurs, un prix forfaitaire de 169 € ht autorise le recours à un nombre illimité de blocs.

Demande d'autorisation et consignes relatives au bloc publicitaire

Ce document PDF détaille la démarche pour l'obtention de l'autorisation d'utilisation d'un bloc. Il précise également les règles concernant le visuel. Le délai d'obtention de l'autorisation varie de 2 jours pour les MAi nouvelle génération à 5 jours.

Gestion des comptes et des tâches.

Plusieurs comptes utilisateurs sont proposés afin de connaître et contrôler précisément la consommation de chaque service ou personne en termes d’affranchissement (comme pour une photocopieuse en partage). Les statistiques de vos dépenses et l’émission de rapports peuvent être générés. Ces comptes sont sécurisés et l’accès utilisateur se fait par un code.

Ces comptes utilisateurs ne doivent pas être confondus avec les tâches (ou travaux mémorisables). La configuration des tâches d’impressions est enregistrée et accessible avec une touche raccourci. La mémorisation du format des enveloppes est aussi programmable afin d'assurer un changement rapide.

Alimentation en courriers.

L’alimentation en enveloppes est réalisée en cascade ou via un alimenteur automatique. Plusieurs bacs d’alimentation peuvent être ajoutés dans le cas de mailings massifs. Installer un distributeur d’étiquettes sera utile pour l’affranchissement des colis qui se fait par adhésif plutôt que par impression. Le bac de réception reçoit les correspondances affranchies.

Mise à jour.

Les machines étant maintenant toutes connectées, le téléchargement automatique des tarifs postaux et la mise à jour du logiciel vous garantit une actualisation permanente.

Le téléchargement des mentions publicitaires est également possible pour avoir à disposition des flammes déjà validées.

Le caractère connecté des appareils offre la possibilité du diagnostic à distance. Le concessionnaire peut vous assister en visualisant de son côté les éventuels dysfonctionnements et vous apporter les solutions. Ceci peut éviter d’attendre une intervention car les problèmes rencontrés sont souvent mineurs et peuvent être résolus par l’utilisateur ainsi épaulé.

Le contrat de location et la facturation

Concrètement, une fois choisis la référence et le prestataire agréé, vous signez un contrat de location tripartite. Cette convention inclut:

• La fourniture de la machine et son installation, ainsi qu’une formation pour la mise en fonction et la prise en main.
• La maintenance (le prestataire intervient en cas de panne ou échange l'appareil en cas d'obsolescence).
• L’assistance technique: un support client est à votre disposition pour tout problème ou question sur le fonctionnement et l'entretien.
• La facturation de la location et, éventuellement, des cartouches d’encre (que vous pouvez acheter ailleurs).

Un compte sera ouvert à La Poste, qui vous facturera:

• La consommation de l’affranchissement (relevés mensuels).
• Les frais de gestion de 4.30 € HT par mois en 2024.
• La redevance postale de vos éventuelles marques promotionnelles.
• Les autres options, telle que la collecte des plis dans vos locaux ou bureaux (en cas de quantités journalières importantes): elle vous évite de vous déplacer pour les déposer en boîte aux lettres ou au guichet. Cette mesure efficace contribue au respect de l’environnement en limitant les déplacements.

Un dépôt de garantie vous sera demandé sous forme d’une caution bancaire. Son montant varie selon la catégorie:

• tpMAC : 300€
• pMAC : 1000€.
• MAi : de 1000€ à 4000€

Par souci de simplicité le contrat peut être signé en ligne en quelques étapes très courtes:

1. Réception par le signataire d'un lien avec le document contractuel (page html ou PDF).
2. Après consultation, le signataire demande un code de signature numérique qu'il reçoit par SMS.
3. Il valide sa signature en renseignant ce code dans le champ prévu à cet effet.
4. Enfin, il reçoit un exemplaire de l'accord signé avec le cachet d'authentification.

Les tarifs postaux 2024 appliqués aux machines à affranchir

Les barèmes tarifaires préférentiels accordés aux entreprises sous contrat s'appliquent dans ce cas.

De plus, les 8 anciennes tranches de poids ont été conservées pour l'affranchisseuse ce qui permet de réaliser des économies substantielles par rapport aux timbres:

• Lettre performance pour 50 g: 1.82 euros au lieu de 2.58 euros soit -29%.
• Lettre verte pour 21-50 g: 1.80 euros au lieu de 2.58 euros soit -30%.

Ces remises sont calculées sur les cotations unitaires (égrenés), or, des conditions préférentielles pour des envois en nombre sont également applicables. Le rabais total s’évalue alors à -54%.

Enfin, l’offre Ecopli, supprimée pour le grand public en 2023, a été conservée pour les professionnels: le prix unitaire 2024 (-35g) est de 0,77€ (1.05€ en égrené).

Tarifs nets courrier France à l'unité (égrené) 2024

Tarifs nets unitaires courrier pour un envoi en nombre 2024

Ces conditions sont applicables pour des volumes à partir de 400 missives entre départements ou 1000 lettres envoyées au niveau national.

Tarifs Colissimo unitaire pour MAi 2024

Avec les MAi, vous pouvez affranchir vos colis à un prix avantageux:

Les fabricants concessionnaires agréés par La Poste

Voici la liste des fabricants, leurs coordonnées et un petit historique:

PITNEY-BOWES / SECAP

Pitney-Bowes est l’inventeur de la machine à affranchir et le leader mondial des solutions d’affranchissement avec plus de 15000 employés et près de 4 milliards d'euros de chiffre d’affaire. Cette société a racheté Secap en 2001 qui détenait 30% du marché français de l'affranchisseuse automatique.

Pitney Bowes GMS
Immeuble Le Triangle
9 rue Paul Lafargue
93456 LA PLAINE ST DENIS CEDEX
Téléphone: 0 825 850 825 (0.20 €/min)

QUADIENT (Anciennement NEOPOST - SATAS)

Quadient, le nouveau nom de Neopost depuis septembre 2019, est le 2eme fabricant mondial et premier fournisseur en Europe et dans l'hexagone. La société, créée en 1924 et réputée pour ses services de qualité, est désormais un groupe international de plus de 6000 salariés réalisant plus d’un milliard d'euros de CA.

Satas, créée en 1942 en France, est devenue une filiale de Neopost. Leur fusion en 2011 explique la similarité des produits proposés et la compatibilité des consommables.

Quadient
7 rue Henri Becquerel
CS 30129
92565 Rueil Malmaison Cedex
Téléphone: 0 892 892 111 (0.40 €/min)

FRANCOPTYP-POSTALIA

Ce fabricant, créé en 1923 en Allemagne, arrive en 3eme position dans ce marché mondial. Les deux entreprises allemandes Francoptyp et Postalia sont regroupées par Siemens en 1977. Cette entité obtient son autorisation sur le marché français en 2011.

Francotyp-Postalia
14 rue d'Arras
92000 Nanterre
Téléphone : 01 56 30 10 90

DOC’UP – FRAMA

Frama est à la base une société allemande créée en 1970, et dont le siège est désormais en Suisse. Frama devient Doc’up en 2014, mais diffuse des références de Francotyp, en raison d’une séparation entre Frama Suisse et la filiale française.

DOC'UP
20 rue d'Arras
92000 Nanterre
Téléphone : 0 825 825 661 (0.15 €/min)

Frama France SAS
7 rue du parc de clagny
78000 Versailles
Téléphone: 01 85 73 22 02

Cartouches pour machine à affranchir

Pour vous aider à trouver la référence de cartouche d'encre qui convient à votre machine à affranchir, nous les avons répertoriées en établissant les correspondances avec les différents types d'affranchisseuses.

Cet outil de recherche vous permet de trouver les références des cartouches compatibles.
Il vous suffit de sélectionner la marque de votre machine puis le modèle.