Comment réduire les coûts liés aux envois postaux en entreprise ?
Dans un contexte d’augmentation continue des tarifs postaux, maîtriser les dépenses liées aux envois (courrier, colis, recommandés…) est une réelle source d’économie pour une entreprise. Des solutions simples et efficaces permettent de réduire durablement ces coûts sans nuire à la qualité de service.
En effet, Il existe de nombreuses actions susceptibles de soulager le budget postal d’une entreprise et d’influer sur l’une, l’autre ou ces deux catégories d’économies :
- Levier direct : faire baisser le coût des affranchissements, des emballages et consommables.
- Levier indirect : diminuer le temps consacré aux envois en optimisant le traitement et la gestion du courrier et des colis.
Bien sûr, les problématiques diffèrent en fonction de la taille de l’entreprise et de son activité mais vous trouverez dans ce tour d’horizon des bonnes pratiques des réponses opérationnelles pour votre structure.
Sommaire
- 1 Faire un audit des flux postaux
- 2 Suivre les coûts pour les réduire dans la durée
- 3 Installer une machine à affranchir
- 4 Opter pour l'affranchissement en ligne
- 5 Dématérialiser une partie des envois
- 6 Privilégier les envois en nombre
- 7 Négocier avec La Poste ou un transporteur
- 8 Optimiser les emballages pour réduire les coûts
- 9 Quelles astuces pour réduire les frais postaux ?
- 10 Utiliser les différents services professionnels proposés par La Poste
- 11 Externaliser le traitement et la gestion du courrier
- 12 Centraliser les envois dans un service courrier interne
Faire un audit des flux postaux
La première étape, avant d’optimiser les processus, est d’évaluer ses besoins en matière de logistique postale :
- Quels types d’envois ? (courrier classique, recommandé, colis…)
- Quels sont les volumes envoyés par mois ?
- Quels services ou collaborateurs génèrent ces flux ?
- Quels sont les coûts directs (affranchissement) et indirects (temps, consommables) ?
Conseil : utilisez un logiciel de suivi du courrier ou demandez un audit à votre opérateur postal.
Suivre les coûts pour les réduire dans la durée
Rendre les coûts visibles par un reporting favorisant une comptabilité analytique est un excellent moyen pour encourager les bons réflexes et mesurer l’efficacité de vos démarches.
- Mettez en place des tableaux de bord mensuels.
- Analysez les dérives : quels services dépensent le plus ?
- Fixez des objectifs par service ou par opération.
Installer une machine à affranchir
La machine à affranchir, en plus de proposer la personnalisation de votre courrier professionnel, offre plusieurs avantages en termes de dépense :
- Des tarifs réduits par rapport au tarif public.
- Des tranches de poids supplémentaires.
- Un gain de temps (on évite les timbres à coller).
- Une meilleure traçabilité des coûts.
Cet équipement, proposé uniquement en location, affranchit également les colis en imprimant la marque postale sur des étiquettes autocollantes.
Opter pour l'affranchissement en ligne
MonTimbrenLigne, Maileva ou Docapost proposent cette solution.
Elle permet de réaliser vos envois depuis votre poste de travail (impression du timbre, information du suivi, paiement en ligne…). Cet outil, alliant gain de temps et petites réductions tarifaires, est parfait pour les TPE, indépendants ou télétravailleurs.
Dématérialiser une partie des envois
La dématérialisation est une source significative de réduction des coûts puisque le plus simple pour baisser les dépenses postales est diminuer la part de courriers physiques en privilégiant le numérique :
- Envoi de factures électroniques,
- Lettre recommandée électronique (LRE),
- Portail client pour déposer des documents.
- Utilisation d’une GEC (gestion électronique du courrier).
Ces outils numériques diminuent l’utilisation de papier, d’enveloppes, de timbres et les charges relatives à l’impression (cartouches, toner…), à la manutention et aux déplacements. Les notifications d’arrivée ou de modification de statut se font par messagerie, sur votre boîte mail ou par SMS.
Privilégier les envois en nombre
Pour votre courrier de gestion, si vous avez plus de 400 plis à envoyer dans le même département ou 1000 plis en France, vous pouvez opter pour la formule « envoi en nombre ».
Elle est disponible pour écopli (J+4), lettre verte (J+3) et lettre performance (J+2).
A la clé, des réductions tarifaires substantielles allant de 26% à 54%.
Astuce : si possible, conservez un jour ou deux vos plis afin de regrouper les expéditions pour atteindre le seuil minimum permettant l’accès à cette offre.
Négocier avec La Poste ou un transporteur
N’hésitez pas à contacter un conseiller La Poste qui pourra vous renseigner sur les offres professionnelles correspondant à votre activité :
- Pour les gros volumes, vous pouvez bénéficier de tarifs contractuels.
- Comparez avec des opérateurs privés, notamment pour les recommandés ou colis.
- Analysez les offres entreprises (ex : Colissimo Pro, Lettre Pro, PickUp, Relais colis…).
Faire jouer la concurrence entre les transporteurs, surtout quand les colis à expédier sont nombreux (commerce en ligne…), est une bonne manière d’abaisser les frais d’expédition.
Choisir un prestataire logistique adapté est primordial pour optimiser vos opérations.
Il vous faudra lister les critères qui vous sont essentiels, de la nature et la qualité des prestations proposées (délais, zone de distribution, assurance …) à leur prix. Enfin, muni de cette grille d’évaluation, il s’agit de comparer les offres en gardant à l’esprit ces éléments de réflexion :
- Une relation de confiance avec un transporteur local sur le long terme peut amener à une négociation tarifaire plus aisée.
- Un prestataire réactif et fiable, capable de gérer les imprévus et de répondre rapidement et avec souplesse à vos demandes est un atout majeur pour votre productivité.
- Que vous ayez besoin d’un transporteur de colis pour des livraisons régulières ou d’un partenaire pour traiter votre courrier sortant, assurez-vous qu’il propose des solutions sur mesure avant de faire votre choix.
Optimiser les emballages pour réduire les coûts
Concernant les colis, optimiser les emballages est une étape clé pour réduire les coûts logistiques. En choisissant un emballage adapté à la dimension et à la fragilité du produit, vous limitez le vide inutile (qu’il faut combler avec du papier kraft ou à bulles d’air pour protéger la marchandise). Réduire le volume global des colis a un impact direct sur le coût du transport, souvent calculé selon le poids volumétrique.
Un bon emballage doit combiner protection efficace du contenu, légèreté et résistance, tout en étant compact. Utiliser des matériaux recyclés ou réutilisables, en plus d’être écologique, génère des économies sur le long terme.
La standardisation des formats d’emballage facilite le stockage, l’automatisation et la préparation des commandes, ce qui contribue à la réduction des frais liés à la main-d’œuvre et aux erreurs.
Quelles astuces pour réduire les frais postaux ?
Voici 5 astuces simples à mettre en place qui peuvent vous y aider :
- Pour commencer, il est nécessaire de bien connaître les tarifs postaux: en adaptant le format et le poids de votre courrier sortant, vous éviterez les surcoûts inutiles. Veillez à rester en dessous des seuils de tranche de poids (moins de 20 grammes, par exemple) car le gramme supplémentaire vous coutera cher (+100%).
- Si vous utilisez les timbres pour affranchir vos lettres, n’oubliez pas de recourir aux quatre timbres Marianne dédiés au complément d’affranchissement et éviter ainsi le classique sur-affranchissement (qui se monte en moyenne à 12% selon une étude Quadient) :
- 0,01 € – jaune
- 0,05 € – brun
- 0,10 € – gris
- 1,00 € – orange
- Bien vérifier les adresses destinataires pour éviter les NPAI (n’habite plus à l’adresse indiquée) et les PND (plis non distribués). Cela nécessite d’actualiser sa base de données clients régulièrement.
- Evaluer l’urgence du mode d’expédition: si le délai de livraison d’un colis importe peu, choisir un Colissimo au lieu d’un Chronopost sera beaucoup moins dispendieux (70% d’économie pour la tranche -2kg par exemple). De même, la lettre verte -20g délivrée en 3 jours sera 5% moins coûteuse que la e-lettre rouge.
- Opter pour un suivi de courrier à 0.50 € plutôt qu’un recommandé si celui-ci n’est pas indispensable.
Utiliser les différents services professionnels proposés par La Poste
Pour commencer, l’ouverture d’un compte pro sur le site de La Poste procure ces avantages :
- moins 14% sur les timbres à imprimer
- tarifs dégressifs sur les prêts-a-poster
- livraison gratuite sur les consommables de la boutique en ligne
Ensuite, souscrire à un contrat professionnel avec la Poste vous fera bénéficier des tarifs postaux professionnels et notamment de l’offre Ecopli qui n’est plus disponible auprès du grand public (près de 40% moins chère que la lettre verte publique).
Etre sous contrat avec La Poste permet aux entreprises d’accéder à toutes les autres solutions professionnelles regroupées sur leur plateforme numérique. Cela simplifie aussi la gestion administrative (archivage des preuves de réception, des factures, de l’historique client…).
Vous pourrez ainsi profiter à la carte de services générant potentiellement des gains de temps, d’argent et de productivité (il vous appartiendra d’en mesurer le retour sur investissement) :
- Collecte Primo: une collecte quotidienne des courriers et colis au sein de votre entreprise par le facteur, qui vous évitera de vous déplacer en bureau de poste.
- Affranchigo Premium: une externalisation complète de vos affranchissements incluant des tarifs réduits.
- Courrier industriel : pour vos mailings de plus de 1000 courriers, des remises proches de 60% vous sont consenties ainsi qu’une traçabilité des acheminements.
- Destineo esprit libre: une offre dédiée au courrier publicitaire proposant des tarifs préférentiels pour votre communication (mailings promotionnels, publipostage…) à partir de 100 prospectus au niveau départemental ou 400 en national.
Externaliser le traitement et la gestion du courrier
La stratégie d’externalisation peut être une option judicieuse pour des entreprises souhaitant se concentrer sur leur cœur de métier ou gérant une quantité importante de courrier.
Externaliser le traitement et la gestion du courrier consiste à confier à un prestataire spécialisé la réception, le tri, la numérisation, l’expédition ou l’archivage des courriers entrants et sortants.
Ces sous-traitants sont équipés de matériels et de logiciels performants et disposent des compétences adéquates. L’automatisation de certaines tâches chronophages comme la mise sous enveloppe libère les équipes internes et garantit un traitement plus rapide, sécurisé et souvent plus économique.
Centraliser les envois dans un service courrier interne
A partir d’une centaine d’employés, il peut être intéressant de mettre en place ces actions :
- Centralisation dans un service courrier
- Envoi groupé en fin de journée (plutôt qu’un par un),
- Considérer l’achat d’une machine de mise sous pli.
Pour être précis, la nécessité d’un service courrier dédié en interne dépend principalement de la volumétrie quotidienne de courrier et colis, du type d’activité (e-commerce…) et du niveau de confidentialité requis, plus que d’un seuil de taille en effectifs. Toutefois, voici quelques repères pratiques :
| Critère | Indication |
|---|---|
| Volume de courrier | À partir de 100 plis ou colis par jour, un service dédié commence à devenir pertinent. |
| Taille de l'entreprise | En général, à partir de 100-150 employés sur site, le besoin se fait sentir. |
| Temps perdu par les équipes | Si plusieurs collaborateurs passent du temps à trier et envoyer du courrier. |
| Nombre de sites | Plusieurs sites peuvent justifier une organisation interne. |
| Confidentialité / sécurité | Des secteurs comme la finance, la santé, ou les mairies doivent souvent avoir un service dédié. |